Com a chegada do fim do ano, empresas precisam revisar cadastros, remunerações e informações enviadas ao eSocial; primeira parcela do décimo terceiro vence em novembro
Conferir salários, benefícios e férias, 13°… a chegada do fim do ano costuma aumentar a demanda sobre a área contábil das empresas brasileiras. Isso não por acaso: Falhas no registro de funcionários, por exemplo, podem resultar em multa de R$ 3.101,73 por empregado, segundo a tabela do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).
O valor está previsto na Portaria MTE nº 1.131, editada em 3 de julho de 2025. Em novembro, a norma irá completar 500 dias e, para microempresas e empresas de pequeno porte (ME/EPP), a penalidade por empregado não registrado é de R$ 827,13. A tabela também prevê multas para outras irregularidades trabalhistas. Os valores podem ser consultados no documento oficial do MTE.
O calendário torna a conferência ainda mais importante. A primeira parcela do décimo terceiro salário deve ser paga até 30 de novembro. Em 2026, a segunda parcela precisa ser antecipada para 18 de dezembro, pois o prazo legal de 20 de dezembro cai em um domingo. O pagamento exige atenção aos cálculos e às informações que compõem a remuneração de cada funcionário.
Quais falhas podem gerar problemas para as empresas?
A falta de registro de um funcionário é diferente de um erro de cálculo na folha de pagamento. As infrações têm enquadramentos e penalidades próprios, e nem toda divergência resulta na multa de R$ 3.101,73. A tabela do MTE também prevê sanções para outras irregularidades, como falhas relacionadas às anotações trabalhistas e ao pagamento de verbas devidas.
No dia a dia, informações desatualizadas sobre admissões, desligamentos, salários, férias e afastamentos podem comprometer os cálculos e os registros enviados ao governo. O mesmo vale para dados incorretos sobre remuneração e outras ocorrências declaradas ao eSocial, sistema que reúne informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.
Por isso, a revisão não deve se limitar ao valor depositado na conta dos funcionários. É necessário conferir os dados que sustentam os cálculos, verificar se as alterações contratuais foram registradas e acompanhar o retorno dos eventos enviados ao sistema. O portal oficial do eSocial reúne orientações para empregadores sobre o cumprimento dessas obrigações.
Em que ponto a digitalização pode ser útil?
A digitalização permite centralizar informações, padronizar etapas e reduzir a dependência de controles manuais espalhados por planilhas e documentos. Com sistemas integrados, dados sobre admissões, jornada, férias e alterações salariais podem ser compartilhados entre as áreas responsáveis, facilitando a identificação de divergências antes do fechamento.
A folha de pagamento digital é uma das ferramentas que podem apoiar essa organização. Soluções como a da Sólides integram processos relacionados à gestão de pessoas e ao processamento da folha, ajudando a reduzir tarefas repetitivas e a dar mais visibilidade às pendências.
A tecnologia, porém, não elimina a necessidade de conferência. A qualidade dos resultados depende dos dados informados, da configuração do sistema e da revisão feita pelos profissionais responsáveis. A empresa continua encarregada de cumprir a legislação e os prazos aplicáveis.
O que revisar antes do fechamento do ano?
A preparação pode começar com uma conferência dos registros e dos eventos que afetam a remuneração. Entre os principais pontos estão:
- Cadastro dos funcionários: verificar admissões, desligamentos e alterações contratuais.
- Salários e descontos: conferir horas extras, adicionais, benefícios e demais verbas aplicáveis.
- Férias e afastamentos: checar se os períodos e as ocorrências foram registrados corretamente.
- Décimo terceiro salário: revisar a base de cálculo e observar os prazos de pagamento.
- eSocial: acompanhar os eventos enviados, identificar rejeições e corrigir inconsistências.
- Integração entre áreas: alinhar as informações utilizadas por RH, Departamento Pessoal, financeiro e contabilidade.
A lista funciona como ponto de partida para organizar a revisão, mas cada empresa precisa considerar suas particularidades e as regras aplicáveis à sua operação.
Prevenção precisa fazer parte da rotina
Deixar toda a conferência para dezembro concentra tarefas em um período já marcado por pagamentos e planejamento financeiro. Quando os dados são revisados ao longo do ano, a empresa tem mais tempo para identificar problemas e corrigir registros antes dos prazos finais.
A combinação de processos digitais, integração entre sistemas e acompanhamento periódico ajuda a tornar o fechamento mais previsível. Na escolha de uma solução, vale avaliar a compatibilidade com as ferramentas já utilizadas, a segurança dos dados, o suporte técnico e a capacidade de acompanhar pendências.
Mais do que evitar penalidades, manter a folha organizada contribui para a regularidade dos pagamentos e para a qualidade das informações usadas na gestão. O encerramento do ano oferece uma oportunidade para rever os processos, mas a prevenção depende de cuidados mantidos durante todo o calendário.
Por Alcindo Batista
